メール活用術

メールを書くときに気をつけたいのが、文章構成。「相手の名前」「自分の名前」「挨拶」「用件」「本文」「文末」「署名」の構成を踏まえ、いつ・どこで・どんな内容なのかをわかりやすく明記しましょう。具体的に日程などを明記することで、相手に親切な印象を与えることも。またその際に気をつけたいのが「見た目」。１行の目安は約３０字とし、読点（、）を入れたり、改行を入れることでさらに読みやすくなるでしょう。また行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにするなど、工夫したいものです。また返信を求める場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが、○日までにお返事をいただけましたら幸いです」など、返信の必要性や期限を明記しておくのを忘れずに。あと文末に記載する署名を軽視するのは禁物です。これはいわばメール上の名刺のようなもの。「会社名」「名前」「電話番号」「郵便番号」「住所」「メールアドレス」などを盛り込んでおくだけで、自分の簡単なプロフィールを相手に伝える役割を果たします。署名を効果的に利用することで、自分をアピールできるようになればしめたもの。積極的に利用しましょう。また送信する相手によって署名を複数用意し、使い分けるのも手です。

相手に用件をすばやく伝えるために、「簡潔・的確」な文章が求められるビジネスメールは、とかく冷たい印象を与えがち。せっかくなら文末に「追伸」を加えて、プライベートの話題を盛り込めば、メールを受け取る側の印象は違ってくるはず。「追伸」を効果的に使って、より返信率がアップするメールを目指しましょう。

ビジネスメールで重要なのは、 限りある時間で的確な情報をつかむこと。毎日届く大量の「迷惑メール」に時間を取られ、なんとかしたいと思っている人も多いはず。もし、今使っているメールソフトがOutlook Expressなら、Microsoft Office Outlook 2003に切りかえるという方法も。Outlookなら迷惑メールをブロックする機能がついているので、メールの送信時刻や内容などの要素から、迷惑メールを一掃することができます。また併せてスケジュール管理もしてくれるという嬉しい機能も！！忙しいビジネスマンならOutlookをぜひ活用したいものです。